Como organizar as ordens de serviço da assistência sem caderno
O caderno funciona até o dia em que não funciona mais. Normalmente esse dia chega junto com o quinto aparelho na bancada, o cliente ligando pela terceira vez e você folheando páginas atrás de uma anotação feita na correria.
Organizar as ordens de serviço não é burocracia. É a diferença entre uma loja que cresce e uma loja que só corre.
O que toda ordem de serviço precisa ter
Independente de onde você registre, uma OS completa tem:
- Número — sequencial, sem repetir. É por ele que cliente e técnico se entendem.
- Cliente — nome e telefone, sempre. Sem isso não há aviso nem histórico.
- Aparelho — marca, modelo, cor e número de série ou IMEI.
- Defeito relatado — nas palavras do cliente, não nas suas.
- Estado de entrada — riscos, trincos, tela já trocada, molhado. Com foto.
- Senha ou desenho de desbloqueio — guardada de forma protegida.
- Orçamento — peça, mão de obra e prazo.
- Técnico responsável.
- Status — em análise, aguardando peça, em reparo, pronto, entregue.
- Assinatura na entrada e na entrega.
Se algum desses itens falta, existe um buraco por onde o prejuízo entra.
Os quatro problemas do caderno
Não avisa ninguém. O caderno não manda mensagem. Quem avisa é você, e por isso você para o reparo o tempo todo.
Não prova nada. "Já estava trincado" não se resolve com caneta.
Não soma. Quantos aparelhos você entregou no mês? Quanto virou lucro? O caderno não responde.
Não é pesquisável. O mesmo cliente volta um ano depois e o histórico dele está em algum lugar entre agosto e setembro do ano passado.
Passo a passo para se organizar esta semana
1. Padronize o número da OS. Sequência única, sem reiniciar por mês.
2. Crie um catálogo de serviços. Troca de tela, troca de bateria, limpeza de placa, conector de carga. Cada um com preço e prazo definidos. Você para de recalcular tudo no balcão e de dar preços diferentes para o mesmo serviço.
3. Fotografe toda entrada. Quatro fotos: frente, verso, laterais, tela ligada. Leva 20 segundos e encerra 90% das discussões de garantia.
4. Marque o checklist de avarias. Um formulário simples com os itens conferidos na frente do cliente, assinado por ele.
5. Defina os status e use sempre os mesmos. Status inventado na hora é status que ninguém entende depois.
6. Deixe o cliente se informar sozinho. Um link onde ele consulta o andamento derruba a maior fonte de interrupção do seu dia.
Como o CellMaster OS faz isso
No CellMaster OS a OS já nasce com número sequencial, cliente vinculado, aparelho, checklist de avarias, fotos de entrada e entrega, senha protegida, técnico responsável, peças baixadas do estoque e status. O cliente recebe aviso no WhatsApp e acompanha o andamento por um link, digitando o número da OS e os quatro últimos dígitos do telefone.
Quer testar com a sua loja? São 7 dias grátis, sem cartão.